System HRM - kompleksowe zarządzanie personelem
DELTA HRM to modułowy system HRM, który pozwala cyfryzować i automatyzować procesy związane z zarządzaniem personelem - od rekrutacji oraz onboardingu, przez dokumentację pracowniczą, czas pracy i wynagrodzenia, po rozwój pracowników, raportowanie i analizę danych HR.
System pozwala organizacji wybrać tylko te moduły, których rzeczywiście potrzebuje, a następnie rozwijać rozwiązanie wraz ze zmieniającymi się potrzebami. Na stronie głównej DELTA HRM podkreśla właśnie modułową konstrukcję oraz możliwość rozpoczęcia od wybranych funkcji.
DELTA HRM wspiera zarówno codzienną pracę działów HR i kadr, jak i pracowników oraz menedżerów. Dzięki połączeniu procesów w jednym środowisku informacje mogą być wykorzystywane w kolejnych etapach cyklu życia pracownika - od rekrutacji, poprzez zatrudnienie i rozwój, aż po raportowanie.
Co to jest system HRM
W praktyce system HRM może wspierać zarówno administrację pracowniczą, jak i rekrutację, onboarding, czas pracy, rozwój, ocenę pracowników, szkolenia, wynagrodzenia czy raportowanie.
W odróżnieniu od rozwiązania przeznaczonego tylko do jednego procesu, system HRM może łączyć wiele obszarów zarządzania personelem w jednym środowisku.
W przypadku DELTA HRM zakres ten obejmuje m.in. rekrutację, (pre)onboarding, umowy pracownicze, elektroniczną teczkę, podpis elektroniczny, czas pracy, urlopy, wynagrodzenia, MBO, ocenę zaangażowania, ocenę 360°, rozwój, szkolenia, BHP, dokumentację, benefity, PPK, raportowanie oraz inne procesy organizacyjne.
HRM a HRIS - czym się różnią?
HRIS (Human Resources Information System) koncentruje się przede wszystkim na gromadzeniu, przetwarzaniu i zarządzaniu informacjami dotyczącymi pracowników i procesów HR.
HRM jest pojęciem szerszym i może obejmować również narzędzia wspierające aktywne zarządzanie personelem – np. rekrutację, rozwój, ocenę kompetencji, cele, szkolenia czy zaangażowanie.
DELTA HRM łączy oba podejścia: pozwala zarządzać informacjami i dokumentacją pracowników, a jednocześnie wspiera procesy związane z ich rekrutacją, rozwojem, oceną i codzienną obsługą.
Co powinien oferować nowoczesny system HRM
Dobry system HRM powinien przede wszystkim odpowiadać na rzeczywiste potrzeby organizacji, a nie zmuszać jej do korzystania z funkcji, których nie potrzebuje.
Dlatego ważna jest modułowość. DELTA HRM pozwala wybrać zakres funkcjonalny systemu i korzystać tylko z potrzebnych elementów. Wśród dostępnych modułów znajdują się zarówno funkcje administracyjne, jak i narzędzia wspierające rozwój pracowników oraz analitykę.
Jakie procesy HR można zautomatyzować?
Jedną z najważniejszych zalet systemu HRM jest możliwość ograniczenia liczby ręcznych czynności wykonywanych przez działy HR, kadry, menedżerów i pracowników.
W DELTA HRM automatyzacja może obejmować wiele etapów procesu zarządzania personelem m.in.:
Rekrutacja
System wspiera proces od złożenia wniosku rekrutacyjnego, poprzez zarządzanie kandydatami, planowanie rozmów i ocenę kandydatów, aż po decyzję o zatrudnieniu i przygotowanie umowy przedwstępnej.
Onboarding
Proces może obejmować przygotowanie dokumentów, przekazywanie informacji nowemu pracownikowi, szkolenia BHP oraz kolejne czynności związane z rozpoczęciem pracy.
Dokumentacja
System może wspierać przechowywanie i organizowanie dokumentacji oraz jej powiązanie z procesami pracowniczymi.
Czas pracy
DELTA HRM umożliwia konfigurację norm i zasad czasu pracy, tworzenie indywidualnych i grupowych harmonogramów, rejestrację przyjść i wyjść, walidację grafików oraz rozliczanie nadgodzin i absencji.
Urlopy i absencje
Procesy związane ze składanymi wnioskami urlopowymi i nieobecnościami mogą być obsługiwane w ramach systemu.
Wynagrodzenia
Moduł wspiera zarządzanie zmiennymi składnikami wynagrodzeń, w tym premiami, dodatkami i obciążeniami. Może wykorzystywać dane dotyczące m.in. absencji i delegacji.
Cele i oceny
DELTA HRM obejmuje m.in. Zadania i Cele (MBO), ocenę zaangażowania, diagnozę potencjału, ocenę 360° oraz rozwój pracowników
Czy system HRM zastępuje dział HR?
Nie. System HRM nie zastępuje ludzi odpowiedzialnych za zarządzanie personelem. Jego zadaniem jest przede wszystkim uporządkowanie, automatyzacja i ułatwienie realizacji procesów, które wcześniej mogły wymagać ręcznej pracy.
Dzięki temu specjaliści HR mogą poświęcić więcej czasu na działania wymagające wiedzy, doświadczenia i bezpośredniej pracy z pracownikami.
Jakie funkcje ma system Delta HRM?
DELTA HRM obejmuje funkcje związane z całym cyklem życia pracownika i organizacji. W zależności od potrzeb organizacja może korzystać m.in. z rekrutacji, onboardingu, umów pracowniczych, elektronicznej teczki, podpisu elektronicznego, czasu pracy, urlopów, dokumentacji, wynagrodzeń, benefitów, PPK, MBO, ocen pracowników, rozwoju, szkoleń, BHP, raportowania i zarządzania strukturą organizacyjną.
Moduły systemu DELTA HRM
DELTA HRM ma strukturę modułową. Oznacza to, że organizacja może dobrać zakres systemu do własnych potrzeb zamiast wdrażać wszystkie dostępne funkcje jednocześnie.
Wśród dostępnych modułów znajdują się:
System można rozwijać razem z organizacją
To szczególnie istotne w przypadku organizacji, które nie chcą przeprowadzać jednocześnie pełnej transformacji wszystkich procesów HR.
System HRM dla dużych organizacji
Duża organizacja oznacza nie tylko większą liczbę pracowników, ale również bardziej złożoną strukturę, większą liczbę procesów, poziomów uprawnień i zależności pomiędzy jednostkami.
W takim środowisku system HRM powinien umożliwiać centralne zarządzanie procesami przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniego poziomu dostępu do informacji.
DELTA HRM wspiera ten model poprzez strukturę organizacyjną oraz rozbudowany moduł Core.
System umożliwia definiowanie ról użytkowników i szczegółowych poziomów dostępu do modułów, widoków, raportów, formularzy i danych. Dostęp może być nadawany zgodnie z zasadą najmniejszych uprawnień, a operacje użytkowników są rejestrowane.
Co daje to dużej organizacji?
- uporządkowanie procesów HR,
- centralny dostęp do informacji,
- możliwość podziału uprawnień,
- obsługę różnych struktur organizacyjnych,
- raportowanie danych HR,
- automatyzację powtarzalnych czynności,
- możliwość wdrażania kolejnych modułów wraz z potrzebami organizacji.
Czy system HRM nadaje się dla dużej firmy?
Tak. Architektura DELTA HRM została zaprojektowana z myślą o organizacjach, w których procesy HR wymagają rozbudowanej struktury, wielu poziomów dostępu i możliwości konfiguracji.
Jeżeli organizacja ma wiele jednostek, działów lub grup użytkowników, szczególnego znaczenia nabierają funkcje struktury organizacyjnej, uprawnień, raportowania oraz modułowości systemu.
Organizacje działające w wielu lokalizacjach potrzebują połączenia dwóch pozornie sprzecznych potrzeb:
centralnego standardu oraz lokalnej elastyczności.
System HRM powinien pozwalać organizacji utrzymywać wspólne zasady i procesy, a jednocześnie odpowiednio rozdzielać dostęp do danych i zadań pomiędzy poszczególne jednostki.
DELTA HRM wykorzystuje w tym celu m.in. strukturę organizacyjną i mechanizmy zarządzania uprawnieniami. System pozwala odwzorowywać strukturę organizacji, definiować role i przypisywać użytkownikom dostęp do określonych obszarów systemu
System HRM dla organizacji wielooddziałowych
Jak można wykorzystać system w organizacji wielooddziałowej?
- centralizować informacje HR,
- zachować strukturę jednostek organizacyjnych,
- różnicować poziomy dostępu,
- tworzyć raporty dla poszczególnych jednostek,
- stosować wspólne procesy,
- dostosowywać wybrane elementy do lokalnych potrzeb.
Jak zarządzać HR w wielu oddziałach?
Kluczowe jest połączenie wspólnego modelu danych, jasno zdefiniowanej struktury organizacyjnej, odpowiednich uprawnień i centralnego raportowania. DELTA HRM udostępnia mechanizmy wspierające te obszary.
System HRM a cyfryzacja procesów HR
Cyfryzacja HR nie polega wyłącznie na zastąpieniu papierowego dokumentu jego elektronicznym odpowiednikiem.
Jej celem jest zmiana sposobu realizacji całego procesu.
Przykładowo cyfrowy proces zatrudnienia może rozpoczynać się od wniosku rekrutacyjnego, następnie obejmować wybór kandydata, przygotowanie dokumentów, podpisanie umowy, onboarding, szkolenia BHP i utworzenie dokumentacji pracowniczej.
Jeżeli każdy z tych etapów jest obsługiwany osobno, pracownicy HR nadal mogą wykonywać wiele ręcznych czynności.
System Delta HRM pozwala połączyć te procesy.
Moduł rekrutacyjny może prowadzić proces od wniosku rekrutacyjnego i bazy kandydatów do decyzji o zatrudnieniu, a kolejne moduły mogą wspierać onboarding, dokumentację, podpis elektroniczny czy szkolenia.
Według informacji przedstawionych przez DELTA HRM cyfryzacja i automatyzacja procesów ma pomagać m.in. ograniczać ręczne wprowadzanie danych, eliminować papierowy obieg dokumentów oraz oszczędzać czas.
W praktyce dobrze zaprojektowana cyfryzacja może oznaczać:
- mniej ręcznego przepisywania informacji,
- szybszy przepływ dokumentów,
- łatwiejszy dostęp do danych,
- lepszą kontrolę nad terminami,
- większą przejrzystość procesów,
- możliwość raportowania danych,
- wygodniejszą obsługę pracowników.
Integracja procesów kadrowych i HR
Największą wartością systemu HRM nie jest samo posiadanie wielu modułów, ale możliwość powiązania informacji pomiędzy procesami.
Przykładowo dane powstałe podczas rekrutacji mogą być wykorzystywane w kolejnych etapach zatrudnienia. Proces onboardingu może być połączony z dokumentacją pracowniczą, szkoleniami i BHP. Dane dotyczące czasu pracy i absencji mogą być wykorzystywane przy kolejnych procesach, w tym rozliczeniach wynagrodzeń.
DELTA HRM jest zbudowany jako zestaw powiązanych modułów. Lista systemu obejmuje m.in. rekrutację, onboarding, umowy, teczkę elektroniczną, czas pracy, urlopy, wynagrodzenia, rozwój, szkolenia i raportowanie.
Bezpieczeństwo i kontrola dostępu
Dlaczego kontrola dostępu jest ważna?
Nie każdy użytkownik systemu powinien mieć dostęp do wszystkich informacji.
Pracownik może potrzebować dostępu do własnych danych i procesów samoobsługowych, menedżer do informacji dotyczących swojego zespołu, a administrator HR do szerszego zakresu danych.
Dlatego możliwość precyzyjnego definiowania uprawnień jest szczególnie ważna w większych i bardziej złożonych organizacjach.
System HRM przetwarza informacje dotyczące pracowników, dlatego kontrola dostępu do danych jest jednym z kluczowych elementów rozwiązania. DELTA HRM posiada dedykowany moduł Core odpowiedzialny m.in. za zarządzanie dostępem do systemu, użytkownikami i uprawnieniami.
System umożliwia:
- tworzenie kont i ról użytkowników,
- definiowanie dostępu do poszczególnych modułów,
- ograniczanie dostępu do widoków i danych,
- stosowanie zasady najmniejszych uprawnień,
- delegowanie dostępu,
- uwierzytelnianie dwuskładnikowe,
- integrację z LDAP i Active Directory,
- obsługę SSO,
- rejestrowanie zmian danych,
- prowadzenie dziennika aktywności użytkowników.
Jak wygląda wdrożenie systemu HRM
1. Analiza potrzeb
Pierwszym krokiem jest określenie, które procesy wymagają cyfryzacji lub automatyzacji. Wykonywana jest analiza potrzeb.
2. Wybór modułów
Kolejnym etapem jest wybór modułów. Na podstawie potrzeb organizacja wybiera odpowiedni zakres funkcjonalny systemu.
3. Konfiguracja
System jest dostosowywany do struktury organizacji, procesów i wymaganych poziomów dostępu - następuje konfiguracja.
4. Przygotowanie
Do systemu wprowadzane są odpowiednie dane i przygotowywane są konta oraz role użytkowników.
5. Uruchomienie
Po przygotowaniu środowiska organizacja rozpoczyna pracę z wybranymi procesami i następuje uruchomienie.
6. Rozwój systemu
Następnym krokiem jest rozwój systemu. Dzięki modułowej konstrukcji kolejne funkcje mogą być wdrażane wtedy, gdy pojawia się taka potrzeba.
Jak długo trwa wdrożenie?
Czas wdrożenia systemu HRM zależy od zakresu projektu, liczby modułów, wielkości organizacji, stopnia skomplikowania procesów oraz zakresu konfiguracji i integracji.
FAQ - system HRM
Dlaczego Delta HRM?
Może zbudować zakres systemu odpowiedni do własnych potrzeb.
Najważniejsze cechy DELTA HRM to:
- Modułowość
- Kompleksowość
- Automatyzacja
- Kontrola dostępu
- Raportowanie
- Elastyczność
- Rozwój
