Dokumentacja firmowa i pracownicza (Vademecum Pracownika)

Moduł „Dokumentacja firmowa i pracownicza (Vademecum Pracownika)” systemu Delta HRM to nowoczesne narzędzie umożliwiające efektywne przechowywanie, organizowanie oraz udostępnianie dokumentów w ramach organizacji. Dzięki zaawansowanym funkcjom strukturyzacji treści, zarządzania dostępem i monitorowania interakcji użytkowników, firma zyskuje pełną kontrolę nad dokumentacją wewnętrzną, usprawniając procesy informacyjne oraz zwiększając zgodność z regulacjami prawnymi.

Kluczowe funkcjonalności modułu „Dokumentacja firmowa i pracownicza (Vademecum Pracownika)”:

 

Możliwość zamieszczenia dowolnych dokumentów:

  • Przechowywanie i udostępnianie wszelkiego rodzaju dokumentów, takich jak:
    • Regulaminy i procedury, zarządzenia.
    • Dokumenty kadrowe i BHP.
    • Instrukcje, wytyczne, polityki firmowe
    • Raporty, analizy, materiały szkoleniowe.
  • Obsługa różnych formatów plików, m.in. PDF, DOCX, XLSX, PPT, a także plików graficznych i multimedialnych.

 

Drzewiasta struktura katalogów i dokumentów:

  • Intuicyjna organizacja dokumentacji w formie „katalogów i podkatalogów”, umożliwiająca szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.
  • Możliwość dostosowania struktury do specyfiki organizacji – podział na działy, projekty, rodzaje dokumentów.
  • Wyszukiwarka pełnotekstowa umożliwiająca szybkie odnalezienie dokumentów po tytułach, treści i metadanych.

 

Rozbudowane możliwości nadawania uprawnień:

  • Precyzyjna kontrola dostępu – określanie, kto może przeglądać, edytować i zarządzać dokumentami.
  • Możliwość definiowania dostępu dla całych struktur, grup użytkowników lub indywidualnych pracowników.
  • Dynamiczne nadawanie uprawnień – zmiana poziomu dostępu w zależności od statusu użytkownika, jego roli w organizacji lub określonych warunków.

 

Powiadomienia o nowych dokumentach i konieczności zapoznania się z nimi:

  • Automatyczne „powiadomienia e-mail oraz alerty systemowe” informujące o nowych dokumentach.
  • Możliwość wymuszenia potwierdzenia zapoznania się z kluczowymi treściami, np. nowym regulaminem lub procedurą.
  • Przypomnienia dla użytkowników, którzy nie przeczytali wymaganych dokumentów w wyznaczonym terminie.

 

Jawna lub niejawna rejestracja zapoznania się z dokumentem:

  • Możliwość śledzenia „kto i kiedy zapoznał się z danym dokumentem”.
  • Opcja jawnej rejestracji – użytkownik potwierdza zapoznanie się z dokumentem.
  • Opcja niejawnej rejestracji – system monitoruje wyświetlenie dokumentu bez konieczności dodatkowej akcji użytkownika.

 

Dynamiczne raportowanie:

  • Tworzenie raportów dotyczących:
    • Liczby użytkowników zapoznanych z danym dokumentem.
    • Statusu dokumentów (przeczytane/nieprzeczytane).
    • Liczby udostępnień i pobrań dokumentów.
  • Możliwość eksportowania raportów do formatów XLSX, CSV oraz PDF.
  • Integracja z innymi modułami systemu Delta HRM dla kompleksowego raportowania w organizacji.

 

 

Korzyści z wdrożenia modułu:

  • Usprawnienie zarządzania dokumentacją – szybki dostęp do kluczowych dokumentów dla pracowników i kadry zarządzającej.
  • Bezpieczeństwo i kontrola dostępu – precyzyjne zarządzanie uprawnieniami oraz dynamiczna kontrola dostępu.
  • Zgodność z przepisami – możliwość archiwizacji i rejestrowania potwierdzeń zapoznania się z dokumentami.
  • Automatyzacja procesów informacyjnych – systemowe powiadomienia i raporty eliminują konieczność ręcznego monitorowania zapoznania się z treściami.
  • Integracja z innymi modułami systemu Delta HRM – spójne zarządzanie dokumentami w całej organizacji.
  • Redukcja kosztów operacyjnych – eliminacja papierowej dokumentacji oraz ograniczenie konieczności organizowania spotkań informacyjnych.

Dokumentacja firmowa

Moduł „Dokumentacja firmowa i pracownicza (Vademecum Pracownika)” to kluczowe narzędzie dla organizacji, które dąży do efektywnego zarządzania dokumentacją, zwiększenia przejrzystości procesów oraz zapewnienia zgodności z regulacjami wewnętrznymi i prawnymi.

Przejdź dalej