Podpis elektroniczny – szybkie i bezpieczne podpisywanie dokumentów online

Moduł „Podpis elektroniczny” systemu Delta HRM to nowoczesne rozwiązanie umożliwiające użytkownikom szybkie, wygodne i zgodne z przepisami podpisywanie dokumentów w formie cyfrowej. Dzięki obsłudze różnych typów podpisów elektronicznych oraz integracji z innymi modułami systemu, proces zatwierdzania dokumentów staje się bardziej efektywny i bezpieczny.

Kluczowe funkcjonalności modułu „Podpis elektroniczny”:

 

Obsługa elektronicznego podpisu kwalifikowanego:

  • Pełna zgodność z przepisami prawa i normami dotyczącymi podpisu kwalifikowanego.
  • Możliwość składania podpisu za pomocą certyfikatu kwalifikowanego wydanego przez zaufane centra certyfikacji.
  • Gwarancja integralności i autentyczności podpisanego dokumentu.

 

Obsługa elektronicznego podpisu dokumentowego:

  • Możliwość składania podpisów elektronicznych w formie podpisu dokumentowego potwierdzanego unikalnym kodem SMS.
  • Zastosowanie do wewnętrznych dokumentów organizacyjnych oraz procesów, gdzie wymagana jest cyfrowa akceptacja.
  • Zwiększenie wygody i szybkości podpisywania dokumentów w codziennej pracy.

 

Podpisywanie dokumentów generowanych przez inne moduły systemu:

  • Automatyczna integracja z modułami takimi jak:
    • Dokumenty pracownicze – autoryzowanie dokumentów dostarczanych przez pracowników np. w procesie zatrudniania.
    • Umowy i aneksy – formalne podpisywanie dokumentów pracowniczych.
    • Szkolenia w tym Szkolenie BHP – podpisywanie potwierdzeń udziału w szkoleniach.
  • Możliwość cyfrowego akceptowania raportów, umów, wniosków i innych dokumentów.

 

Podpisywanie dokumentów zamieszczonych przez użytkownika:

  • Możliwość dodania dowolnego pliku do podpisania, niezależnie od źródła.
  • Obsługa różnych formatów dokumentów, takich jak PDF, DOCX czy XML.
  • Współdzielenie dokumentów do podpisania z innymi użytkownikami systemu.
  • Możliwość osadzenia informacji o złożonym podpisie kwalifikowanym w dokumencie PDF (PAdES) lub wygenerowania osobnego pliku (XAdES)

 

Powiadomienia i przypomnienia o dokumentach oczekujących na podpisanie:

  • Automatyczne powiadomienia e-mail, SMS oraz wewnętrzne alerty systemowe informujące o konieczności podpisania dokumentu.
  • Możliwość konfiguracji przypomnień dla użytkowników zależnie od priorytetu dokumentu.
  • Monitorowanie statusu podpisywania w czasie rzeczywistym.
  • Możliwość wprowadzenia ograniczeń czasowych w podpisie określonych dokumentów wynikających z grafika pracy podpisującego.

 

Korzyści dla organizacji z wdrożenia modułu „Podpis elektroniczny”:

  • Oszczędność czasu i zwiększenie efektywności – eliminacja ręcznego podpisywania i skanowania dokumentów.
  • Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – ochrona danych oraz spełnienie norm prawnych dotyczących e-podpisu.
  • Redukcja kosztów operacyjnych – mniejsze zużycie papieru, tonerów i kosztów wysyłki dokumentów.
  • Usprawnienie procesów biznesowych – szybsza akceptacja i obieg dokumentów w organizacji.
  • Pełna integracja z innymi modułami – automatyzacja procesu podpisywania we wszystkich kluczowych obszarach firmy.
  • Łatwość użytkowania – intuicyjny interfejs umożliwiający szybkie podpisywanie dokumentów nawet przez osoby bez doświadczenia z e-podpisem.
 

Podpis elektroniczny

Moduł „Podpis elektroniczny” systemu Delta HRM to kluczowy element cyfrowej transformacji organizacji, zapewniający wygodę, bezpieczeństwo i pełną kontrolę nad procesem zatwierdzania dokumentów.

Przejdź dalej